Zasady Dobrowolnej Certyfikacji Wyrobów prowadzonej przez ELTEST
Wstęp
ELTEST od 1 maja 2004 prowadzi dobrowolną certyfikację wyrobów.
Certyfikacja dobrowolna.
W ramach certyfikacji dobrowolnej mogą być wydawane następujące dokumenty:
- certyfikat upoważniający do oznaczania wyrobu znakiem bezpieczeństwa „B”
- Podstawy prawne certyfikacji i weryfikacji
ELTEST działa w oparciu o następujące dokumenty:
- Ustawa z dnia 13.04.2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku (t.j. Dz.U.2022 poz.1854)
- Umowa – licencja nr UF05018.00z dnia 11.07.2005 z Polskim Stowarzyszeniem na rzecz Badań Technicznych i Atestacji – TEST Q, o użyczeniu wspólnego znaku towarowo-gwarancyjnego „B”
- Tryb postępowania w procesie certyfikacji wyrobów
3.1. Zgłoszenie wyrobów do certyfikacji
Wnioskodawca (producent lub importer względnie osoba występująca w ich imieniu na podstawie upoważnienia) występując o certyfikację składa w ELTEST wypełniony wniosek o dokonanie certyfikacji. Wniosek może dotyczyć jednego wyrobu lub kilku modeli jednej rodziny. Należy go złożyć w trzech egzemplarzach.
Do wniosku należy dołączyć dokumenty wymienione we wniosku m.in. sprawozdanie z badań.
3.2. Próbki
Do wniosku należy dołączyć próbkę wyrobu lub informację o miejscu jej udostępnienia w celu przeprowadzenia oględzin. Próbki powinny być pobrane z partii towaru w sposób losowy. Próbki po procesie certyfikacji zwracane są dostawcy, który przechowuje je zgodnie z zawartą umową.
W przypadku weryfikacji certyfikatu zgodności lub deklaracji producenta próbki wyrobów nie są wymagane.
3.3. Badania wyrobów i sprawozdania z badań
Badania dla potrzeb certyfikacji powinny być wykonane w akredytowanym laboratorium badawczym. Honorowane są również sprawozdania z badań wykonanych przez laboratoria zagraniczne akredytowane, z którymi zawarte zostały porozumienia o wzajemnym uznawaniu sprawozdań z badań, oraz gdy zobowiązanie o wzajemnym uznawaniu wyników badań wynika z międzynarodowych porozumień lub systemów. Uznawane są sprawozdania z badań załączone do certyfikatów CB i CCA.
ELTEST ma prawo zawierać dwustronne umowy z laboratoriami i jednostkami certyfikującymi o wzajemnym uznawaniu sprawozdań z badań.
W przypadku częściowego przyjęcia sprawozdania ELTEST informuje Dostawcę o zakresie wymaganych badań uzupełniających. Wykaz akredytowanych laboratoriów z zakresem ich akredytacji jest dostępny w Laboratorium ELTEST.
3.4. Rejestracja wniosku
Rejestracja wniosku następuje po stwierdzeniu kompletności dostarczonej dokumentacji i wzoru wyrobu. Zarejestrowany i podpisany przez zainteresowane strony wniosek stanowi umowę o przeprowadzenie certyfikacji/weryfikacji wyrobu. ELTEST zobowiązuje się zakończyć proces certyfikacji w okresie 1 miesiąca od daty rejestracji; w przypadku weryfikacji – w okresie 21 dni od daty rejestracji wniosku. Wnioskodawca zobowiązuje się do uiszczenia opłat, zgodnie z fakturą wystawioną przez ELTEST, niezależnie od wyniku procesu certyfikacji/weryfikacji.
3.5. Kontrola warunków techniczno-organizacyjnych dostawcy
W trakcie procesu certyfikacji przeprowadza się kontrolę (kontrolę wstępną) warunków techniczno-organizacyjnych u Dostawcy. Celem kontroli przeprowadzonej u producenta jest sprawdzenie czy warunki organizacyjno-techniczne producenta zapewniają stabilny poziom jakości certyfikowanych wyrobów. Kontrola u importera ma wykazać czy w umowie między importerem a producentem zostały określone jednoznacznie parametry techniczne i jakościowe wyrobu, jego transport i przechowywanie oraz czy importer kontroluje jakość dostarczanych wyrobów, wykonując co najmniej badania niepełne w laboratorium własnym lub innym świadczącym mu usługi na podstawie stałej umowy.
W przypadku gdy producent lub importer posiada ważny i uznany certyfikat systemu jakości wg ISO 9001 (PN-EN ISO 9001) inspekcji nie przeprowadza się.
3.6. Umowa o stosowaniu certyfikatu
Jeżeli wynik postępowania certyfikującego jest pozytywny ELTEST przedstawia Dostawcy-Posiadaczowi certyfikatu do podpisania umowę o zasadach nadzoru nad przyznanym certyfikatem.
Umowa ta określa:
- odpowiedzialność posiadacza certyfikatu za wyrób
- prawo używania certyfikatu
- prawo oznaczania wyrobu odpowiednim znakiem
- częstość i warunki badań i kontroli
- warunki nadzoru nad wyrobami posiadającymi certyfikaty
- wysokość opłat
3.7. Wydanie certyfikatu
Wydanie certyfikatu następuje po:
- pozytywnym wyniku postępowania certyfikacyjnego
- podpisaniu umowy o stosowaniu certyfikatu
- dokonaniu stosownych rozliczeń finansowych zgodnie z wystawionymi fakturami
Certyfikaty wystawiane są na 3 lata i dotyczą tylko wyrobów opisanych we wniosku.
3.8. Odmowa wydania certyfikatu
W przypadku negatywnego wyniku procesu certyfikacji ELTEST podaje uzasadnienie takiej decyzji.
3.9. Nadzór
ELTEST prowadzi nadzór nad prawidłowością stosowania certyfikatów poprzez:
- inspekcje prowadzone u producentów i importerów
- zlecanie wykonania badań kontrolnych wyrobów certyfikowanych
- ocenę zgodności oznaczania wyrobów znakiem certyfikacyjnym z warunkami umowy
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podejmowane są działania zgodnie z pkt. 6.
- Obowiązki posiadacza certyfikatu w okresie jego ważności
Zgodnie z umową posiadacz certyfikatu powinien:
- wykorzystywać uprawnienia jedynie dla wyrobów objętych certyfikatem
- umożliwić przedstawicielom ELTEST-u przeprowadzanie kontrolii pobieranie próbek do badań kontrolnych
- przechowywać próbkę certyfikowanego wyrobu przez okres 5 lat od daty wygaśnięcia ważności certyfikatu
- przechowywać dokumenty dotyczące reklamacji
- wykonywać badania zgodnie z umową o stosowanie certyfikatu, prowadzić i przechowywać odnośne zapisy
- w przypadku zmiany norm lub przepisów związanych z certyfikacją danego wyrobuwłaściciel certyfikatu jest zobowiązany do jej uwzględnienia z datą obowiązywania
- informować ELTEST o wszelkich zmianach dotyczących wyrobu,warunków techniczno-organizacyjnych produkcji jeżeli zmiany te mają wpływ na spełnienie wymagań związanych z zakresem certyfikacji oraz o zmianach dotyczących firmy (zmiana statusu prawnego, adresu, nazwy)
- Oznaczanie wyrobu
Oznaczanie wyrobu, zgodnie z treścią certyfikatu, jest obowiązkiem posiadacza tegoż certyfikatu. Znaki, do których prawo uzyskano w wyniku certyfikacji, powinny być czytelne i umieszczone na wyrobie w sposób trwały.
- Cofanie i unieważnianie certyfikatów
Cofnięcie certyfikatu następuje:
- na wniosek Dostawcy wyrobu
- w przypadku negatywnych wyników badań kontrolnych lub negatywnych wyników kontroli w trakcie nadzoru
- w przypadku nadużycia przez Dostawcę uprawnień wynikających z posiadanegocertyfikatu
Unieważnienie certyfikatu następuje w przypadku:
- nie spełnienia przez Dostawcę warunków określonych przy cofnięciu certyfikatu
- rezygnacji z certyfikatu przez Dostawcę
- gdy wyrób nie spełnia wymagań potwierdzonych certyfikatem
- wydania nowego certyfikatu, gdy zmienił się status Posiadacza certyfikatu
- zaprzestania działalności przez Posiadacza certyfikatu
W przypadku cofnięcia certyfikatu ELTEST informuje Dostawcę o warunkach przywrócenia certyfikatu.
O cofnięciu lub unieważnieniu certyfikatu ELTEST niezwłocznie powiadamia Dostawcę.
- Przedłużenie ważności certyfikatu
Istnieje możliwość przedłużenia ważności certyfikatu na kolejne 5 lat. Przedłużenie następuje na wniosek Posiadacza certyfikatu na podstawie pozytywnych wyników badań i kontroli prowadzonych w ramach nadzoru oraz stosownego procesu certyfikacji.
- Rozszerzenie certyfikatu
Posiadacz certyfikatu może ubiegać się o rozszerzenie zakresu certyfikatu na przedstawicieli rodziny certyfikowanego wyrobu, jeśli nie różnią się znacząco i spełniają wszystkie wymagania przypisane do wyrobu podstawowego. W wyniku certyfikacji ELTEST wydaje rozszerzenie w formie aneksu do umowy i certyfikatu z terminem ważności jak na wyrób podstawowy.
- Przeniesienie praw do certyfikatu
W przypadku zmiany statusu prawnego Posiadacza certyfikatu, istnieje możliwość przeniesienia praw do certyfikatu na nową jednostkę poprzez podpisanie nowej umowy i wydanie nowego certyfikatu. Importer będący posiadaczem certyfikatu może, po uzyskaniu zgody ZC, upoważnić producenta do oznaczania odpowiednim znakiem wyrobów przez siebie importowanych.
- Opłaty
Wszystkie opłaty związane z certyfikacją ponosi posiadacz certyfikatu na podstawie wystawianych faktur. Składają się one z kosztów:
- nie spełnienia przez Dostawcę warunków określonych przy cofnięciu certyfikatu
- certyfikacji
- kontroli wstępnej
- kontroli w trakcie nadzoru
Wysokość opłat ujęta jest w cenniku Laboratorium ELTEST.
- Odwołania
Dostawcy przysługuje prawo odwołania się od każdej decyzji do Prezesa ELTEST-u.
Odwołanie należy składać w terminie 14 dni od daty dostarczenia decyzji.
W przypadku gdy decyzją ELTET-u odwołanie zostaje uznane za niezasadne Dostawca / Posiadacz certyfikatu pokrywa koszty związane z rozpatrzeniem odwołania. Podejmowanie dalszych kroków odwoławczych nie zwalnia z zapłacenia faktury. Jeżeli Prezes ELTEST-u uzna odwołanie za zasadne ww. koszty zostają zwrócone.
- Poufność
ELTEST zapewnia poufność wszelkich informacji uzyskanych w procesie certyfikacji, nadzoru nad stosowaniem certyfikatu i weryfikacji.
- Publikacje
Na życzenie ELTEST udostępnia spis certyfikowanych wyrobów i ich dostawców, pod warunkiem, że nie zostaną naruszone interesy osób trzecich.