Zasady Dobrowolnej Certyfikacji Wyrobów

Zasady Dobrowolnej Certyfikacji Wyrobów prowadzonej przez Zakład Certyfikacji ELTEST

1. Wstęp

ZC ELTEST od 1 maja 2004 prowadzi dobrowolną certyfikację wyrobów.

Certyfikacja dobrowolna.
W ramach certyfikacji dobrowolnej mogą być wydawane następujące dokumenty:

• certyfikat upoważniający do oznaczania wyrobu znakiem bezpieczeństwa „B”

2. Podstawy prawne certyfikacji i weryfikacji

Zakład Certyfikacji ELTEST działa w oparciu o następujące dokumenty:

• Ustawa z dnia 13 sierpnia 2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzorze rynku (Dz.U. z 2016 r. nr 542)
• Umowa-licencja nr UF05018.00z dnia 11.07.2005 z Polskim Stowarzyszeniem na rzecz Badań Technicznych i Atestacji – TEST Q, o użyczeniu wspólnego znaku towarowo-gwarancyjnego „B”
• PN-EN 45011 „Ogólne kryteria dotyczące jednostek prowadzących  systemy certyfikacji wyrobów”
• Dokumentację Zakładu Certyfikacji – Księga Jakości i związane z nią procedury,  instrukcje i inne

3. Tryb postępowania w procesie certyfikacji wyrobów

3.1.  Zgłoszenie wyrobów do certyfikacji

Wnioskodawca (producent lub importer względnie osoba występująca w ich imieniu  na podstawie upoważnienia) występując o certyfikację składa w Zakładzie Certyfikacji wypełniony wniosek o dokonanie certyfikacji. Wniosek może dotyczyć jednego wyrobu lub kilku modeli jednej rodziny. Należy go złożyć w trzech egzemplarzach.
Do wniosku należy dołączyć dokumenty wymienione we wniosku m.in. sprawozdanie  z badań.

3.2.  Próbki

Do wniosku należy dołączyć próbkę wyrobu lub informację o miejscu jej udostępnienia w celu przeprowadzenia oględzin. Próbki powinny być pobrane  z partii towaru  w sposób losowy. Próbki po procesie certyfikacji zwracane są dostawcy, który przechowuje je zgodnie z zawartą umową.

W przypadku weryfikacji certyfikatu zgodności lub deklaracji producenta próbki wyrobów nie są wymagane.

3.3.  Badania wyrobów i sprawozdania z badań

Badania dla potrzeb certyfikacji powinny być wykonane w akredytowanym laboratorium badawczym. Honorowane są również sprawozdania z badań wykonanych przez laboratoria zagraniczne akredytowane, z którymi zawarte zostały porozumienia o wzajemnym uznawaniu sprawozdań z badań, oraz gdy zobowiązanie o wzajemnym uznawaniu wyników badań wynika z międzynarodowych porozumień lub systemów. Uznawane są sprawozdania z badań  załączone do certyfikatów CB i CCA.

Zakład Certyfikacji ELTEST ma prawo zawierać dwustronne umowy z laboratoriami i jednostkami certyfikującymi o wzajemnym uznawaniu sprawozdań z badań.

W przypadku częściowego przyjęcia sprawozdania Zakład Certyfikacji informuje Dostawcę o zakresie wymaganych badań uzupełniających. Wykaz akredytowanych laboratoriów z zakresem ich akredytacji jest dostępny w Zakładzie Certyfikacji.

3.4.  Rejestracja wniosku

Rejestracja wniosku następuje po stwierdzeniu kompletności dostarczonej dokumentacji i wzoru wyrobu. Zarejestrowany i podpisany przez zainteresowane strony wniosek stanowi umowę o przeprowadzenie certyfikacji/weryfikacji wyrobu. Zakład Certyfikacji zobowiązuje się zakończyć proces certyfikacji w okresie 1 miesiąca od daty rejestracji; w przypadku weryfikacji – w okresie 21 dni od daty rejestracji wniosku. Wnioskodawca zobowiązuje się do uiszczenia opłat, zgodnie z fakturą wystawioną przez ELTEST, niezależnie od wyniku procesu certyfikacji/weryfikacji.

3.5.  Kontrola warunków techniczno-organizacyjnych dostawcy  

W trakcie procesu certyfikacji przeprowadza się kontrolę (kontrolę wstępną) warunków techniczno-organizacyjnych u Dostawcy. Celem kontroli przeprowadzonej u producenta jest sprawdzenie czy warunki organizacyjno-techniczne producenta zapewniają stabilny poziom jakości certyfikowanych wyrobów. Kontrola u importera ma wykazać czy w umowie między importerem a producentem zostały określone jednoznacznie parametry techniczne i jakościowe wyrobu, jego transport i przechowywanie oraz czy importer kontroluje jakość dostarczanych wyrobów, wykonując co najmniej badania niepełne w laboratorium własnym lub innym świadczącym mu usługi na podstawie stałej umowy.

W przypadku gdy producent lub importer posiada ważny i uznany certyfikat systemu jakości wg ISO 9001 (PN-EN ISO 9001) inspekcji nie przeprowadza się.

3.6.  Umowa o stosowaniu certyfikatu  

Jeżeli wynik postępowania certyfikującego jest pozytywny Zakład Certyfikacji przedstawia Dostawcy-Posiadaczowi certyfikatu do podpisania umowę o zasadach nadzoru nad przyznanym certyfikatem.

Umowa ta określa:

• odpowiedzialność posiadacza certyfikatu za wyrób
• prawo używania certyfikatu
• prawo oznaczania wyrobu odpowiednim znakiem
• częstość i warunki badań i kontroli
• warunki nadzoru nad wyrobami posiadającymi certyfikaty
• wysokość opłat

3.7.  Wydanie certyfikatu  

Wydanie certyfikatu następuje po:

• pozytywnym wyniku postępowania certyfikacyjnego
• podpisaniu umowy o stosowaniu certyfikatu
• dokonaniu stosownych rozliczeń finansowych zgodnie z wystawionymi fakturami

Certyfikaty wystawiane są na 3 lata i dotyczą tylko wyrobów opisanych we wniosku.  

3.8.  Odmowa wydania certyfikatu  

W przypadku negatywnego wyniku procesu certyfikacji Zakład Certyfikacji podaje uzasadnienie takiej decyzji.

3.9.  Nadzór  

Zakład Certyfikacji prowadzi nadzór nad prawidłowością stosowania certyfikatów poprzez:

• inspekcje prowadzone u producentów i importerów
• zlecanie wykonania badań kontrolnych wyrobów certyfikowanych
• ocenę zgodności oznaczania wyrobów znakiem certyfikacyjnym z warunkami umowy

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podejmowane są działania zgodnie  z pkt. 6.

4. Obowiązki posiadacza certyfikatu w okresie jego ważności

Zgodnie z umową posiadacz certyfikatu powinien:

• wykorzystywać uprawnienia jedynie dla wyrobów objętych certyfikatem
• umożliwić przedstawicielom Zakładu Certyfikacji przeprowadzanie kontroli  i pobieranie próbek do badań kontrolnych
• przechowywać próbkę certyfikowanego wyrobu przez okres 5 lat od daty  wygaśnięcia ważności certyfikatu
• przechowywać dokumenty dotyczące reklamacji
• wykonywać badania zgodnie z umową o stosowanie certyfikatu, prowadzić i przechowywać odnośne zapisy
• w przypadku zmiany norm lub przepisów związanych z certyfikacją danego wyrobu   właściciel certyfikatu jest zobowiązany do jej uwzględnienia z datą obowiązywania
• informować Zakład Certyfikacji o wszelkich zmianach dotyczących wyrobu,   warunków techniczno-organizacyjnych produkcji jeżeli zmiany te mają wpływ na  spełnienie wymagań związanych z zakresem certyfikacji oraz o zmianach   dotyczących firmy (zmiana statusu prawnego, adresu, nazwy)

5. Oznaczanie wyrobu

Oznaczanie wyrobu, zgodnie z treścią certyfikatu, jest obowiązkiem posiadacza tegoż certyfikatu. Znaki, do których prawo uzyskano w wyniku certyfikacji, powinny być czytelne i umieszczone na wyrobie w sposób trwały.

6. Cofanie i unieważnianie certyfikatów  

Cofnięcie certyfikatu następuje:

• na wniosek Dostawcy wyrobu
• w przypadku negatywnych wyników badań kontrolnych lub negatywnych wyników kontroli w trakcie nadzoru
• w przypadku nadużycia przez Dostawcę uprawnień wynikających z posiadanego  certyfikatu

Unieważnienie certyfikatu następuje w przypadku:

• nie spełnienia przez Dostawcę warunków określonych przy cofnięciu certyfikatu
• rezygnacji z certyfikatu przez Dostawcę
• gdy wyrób nie spełnia wymagań potwierdzonych certyfikatem
• wydania nowego certyfikatu, gdy zmienił się status Posiadacza certyfikatu
• zaprzestania działalności przez Posiadacza certyfikatu

W przypadku cofnięcia certyfikatu Zakład Certyfikacji informuje Dostawcę o warunkach przywrócenia certyfikatu.

O cofnięciu lub unieważnieniu certyfikatu Zakład Certyfikacji niezwłocznie powiadamia Dostawcę.

7. Przedłużenie ważności certyfikatu  

Istnieje możliwość przedłużenia ważności certyfikatu na kolejne 5 lat. Przedłużenie następuje na wniosek Posiadacza certyfikatu na podstawie pozytywnych wyników badań i kontroli prowadzonych w ramach nadzoru oraz stosownego procesu certyfikacji.

8. Rozszerzenie certyfikatu

Posiadacz certyfikatu może ubiegać się o rozszerzenie zakresu certyfikatu na przedstawicieli rodziny certyfikowanego wyrobu, jeśli nie różnią się znacząco i spełniają wszystkie wymagania przypisane do wyrobu podstawowego. W wyniku certyfikacji Zakład Certyfikacji wydaje rozszerzenie w formie aneksu do umowy i certyfikatu z terminem ważności jak na wyrób podstawowy.

9. Przeniesienie praw do certyfikatu

W przypadku zmiany statusu prawnego Posiadacza certyfikatu, istnieje możliwość przeniesienia praw do certyfikatu na nową jednostkę poprzez podpisanie nowej umowy i wydanie nowego certyfikatu. Importer będący posiadaczem certyfikatu może, po uzyskaniu zgody ZC, upoważnić producenta do oznaczania odpowiednim znakiem wyrobów przez siebie importowanych.

10. 10.Opłaty  

Wszystkie opłaty związane z certyfikacją ponosi posiadacz certyfikatu na podstawie wystawianych faktur. Składają się one z kosztów:

• certyfikacji
• kontroli wstępnej
• kontroli w trakcie nadzoru

Wysokość opłat ujęta jest w cenniku Zakładu Certyfikacji ELTEST.

12. Odwołania

Dostawcy przysługuje prawo odwołania się od każdej decyzji do:

• Zakładu Certyfikującego, a następnie
• Prezesa ELTEST-u

Odwołanie należy składać w terminie 14 dni od daty dostarczenia decyzji.

W przypadku gdy decyzją Zakładu Certyfikacji odwołanie zostaje uznane za niezasadne Dostawca / Posiadacz certyfikatu pokrywa koszty związane  z rozpatrzeniem odwołania. Podejmowanie dalszych kroków odwoławczych nie zwalnia z zapłacenia faktury. Jeżeli Prezes ELTEST-u uzna odwołanie za zasadne ww. koszty zostają zwrócone.

13. Poufność

Zakład Certyfikacji zapewnia poufność wszelkich informacji uzyskanych w procesie certyfikacji, nadzoru nad stosowaniem certyfikatu i weryfikacji.

14. Publikacje

Na życzenie Zakład Certyfikacji ELTEST udostępnia spis certyfikowanych wyrobów i ich dostawców, pod warunkiem, że nie zostaną naruszone interesy osób trzecich.